Kleinunternehmerregelung für Kosmetikerinnen: Vor- und Nachteile

Als Kleinunternehmerin berechnest du deinen Kundinnen keine Umsatzsteuer. Für Kosmetikerinnen mit Privatkundinnen ist das oft ein spürbarer Vorteil. Seit 2025 gelten neue Grenzen und neue Regeln für Rechnungen. Hier erfährst du, wie die Regelung funktioniert, was sie dir bringt, was sie dich kostet und wann du besser darauf verzichtest.

So funktioniert die Kleinunternehmerregelung

Die Regelung steht in § 19 Umsatzsteuergesetz. Wenn du sie nutzt, sind deine Umsätze von der Umsatzsteuer befreit. Du schreibst keine Umsatzsteuer auf deine Preise, gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab und musst nach der Neufassung in der Regel auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr einreichen, solange das Finanzamt sie nicht ausdrücklich anfordert.

Im Gegenzug kannst du dir die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen nicht vom Finanzamt erstatten lassen. Diese Erstattung heißt Vorsteuerabzug.

Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer zahlst du trotzdem. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer.

Die Grenzen seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt:

• Vorjahr: Dein Gesamtumsatz lag bei höchstens 25.000 Euro.
• Laufendes Jahr: Dein Gesamtumsatz übersteigt 100.000 Euro nicht.

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Die Beträge sind Nettowerte.

Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz. Nach Auskunft der Industrie- und Handelskammern darfst du dann im ersten Jahr höchstens 25.000 Euro umsetzen. Eine Hochrechnung aufs volle Jahr findet nicht mehr statt. Es zählt der tatsächliche Umsatz.

Wenn du die Grenze überschreitest: Die Regelung endet nicht erst im Folgejahr. Nach der neuen Rechtslage wird schon der Umsatz, mit dem du die Grenze im laufenden Jahr überschreitest, normal besteuert. Ab dann berechnest du Umsatzsteuer. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei.

Zum Gesamtumsatz zählen alle Einnahmen deines Unternehmens: Behandlungen, verkaufte Pflegeprodukte und Schulungen. Behalte deshalb deinen Umsatz Monat für Monat im Blick, besonders wenn du dich der 25.000-Euro-Grenze näherst.

Zählt mein Gehalt mit?

Nein. Arbeitest du nebenher angestellt, gehört dein Lohn nicht zum Umsatz deines Unternehmens. Es zählen nur die Einnahmen aus deiner Selbstständigkeit.

Zählen mehrere Tätigkeiten zusammen?

Ja. Bietest du Kosmetik an und verkaufst zusätzlich Produkte oder gibst Kurse, rechnest du alle Umsätze zusammen. Umsatzsteuerlich hast du als Einzelperson ein einziges Unternehmen, auch wenn du mehrere Tätigkeiten ausübst.

Was passiert im zweiten Jahr?

Beispiel: Du startest im April und machst bis Dezember 22.000 Euro Umsatz. Im Folgejahr bist du weiter Kleinunternehmerin, weil das Vorjahr unter 25.000 Euro lag. Steigt dein Umsatz im zweiten Jahr auf 30.000 Euro, bleibst du in diesem Jahr noch Kleinunternehmerin. Im dritten Jahr giltst du dann als regelbesteuert, weil das Vorjahr über 25.000 Euro lag.

Vorteile für Kosmetikerinnen

Niedrigere Endpreise oder mehr Gewinn. Deine Kundinnen sind fast immer Privatpersonen. Sie können sich die Umsatzsteuer nicht zurückholen. Für sie zählt der Endpreis. Als Kleinunternehmerin behältst du den ganzen Endpreis. Als regelbesteuerte Unternehmerin steckt darin Umsatzsteuer: 19 Prozent auf den Nettopreis, also rund 16 Prozent des Endpreises, die du ans Finanzamt abführst.

Weniger Aufwand. Keine Voranmeldungen, keine Umsatzsteuer in der Buchhaltung, einfachere Rechnungen.

Mehr Spielraum beim Start. In den ersten Monaten bleibt der ganze Betrag, den deine Kundin zahlt, in deinem Betrieb.

Nachteile und Grenzen

Kein Vorsteuerabzug. Kaufst du teure Geräte, eine Behandlungsliege oder eine große Erstausstattung, zahlst du die Umsatzsteuer darauf voll.

Wachstumsgrenze. Wenn dein Geschäft gut läuft, kommst du schnell an 25.000 Euro. Im Folgejahr bist du dann regelbesteuert. Planst du deine Preise von Anfang an mit Umsatzsteuer, gibt es keinen Preissprung.

Geschäftskundinnen. Arbeitest du viel für Unternehmen, zum Beispiel als Make-up-Artist für Produktionen oder als Trainerin, können diese die Umsatzsteuer abziehen. Für sie macht dein Status keinen Preisunterschied. Dann fällt der Vorteil kleiner aus.

Rechenbeispiel

Beispiel mit runden Annahmen: Eine Kosmetikerin führt im Jahr 340 Behandlungen zu je 70 Euro Endpreis durch. Das sind 23.800 Euro. Ihre Einkäufe für Material und Ausstattung liegen bei 5.000 Euro netto plus 950 Euro Umsatzsteuer.

Als Kleinunternehmerin: Sie behält 23.800 Euro. Die 950 Euro Umsatzsteuer aus ihren Einkäufen bekommt sie nicht zurück.

Mit Regelbesteuerung zum gleichen Endpreis: In 23.800 Euro stecken 3.800 Euro Umsatzsteuer. Davon zieht sie 950 Euro Vorsteuer ab und überweist 2.850 Euro ans Finanzamt.

Unterschied: 2.850 Euro im Jahr zugunsten der Kleinunternehmerregelung. Bei großen Investitionen kann die Rechnung anders aussehen. Deshalb lohnt sich ein Gespräch mit einer Steuerberaterin, bevor du dich entscheidest.

Rechnungen als Kleinunternehmerin

Privatkundinnen brauchen meist keine Rechnung, eine Quittung reicht. Wenn du eine Rechnung schreibst, gelten seit 2025 besondere Mindestangaben nach § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Dazu gehören unter anderem:

• dein Name und deine Anschrift sowie Name und Anschrift der Kundin
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Art und Umfang der Leistung, zum Beispiel „Lash Lifting mit Färben“
• der Gesamtbetrag
• ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer

Formulierungshilfe für den Hinweis:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Weise als Kleinunternehmerin keine Umsatzsteuer auf einer Rechnung aus. Sonst schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt.

Wie du dich entscheidest und wie lange das gilt

Die Entscheidung triffst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du nach der Gewerbeanmeldung über ELSTER ausfüllst. Wie das abläuft, steht in Gewerbe anmelden als Kosmetikerin in Hamburg.

Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, bindet dich das laut § 19 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Überlege also gut, bevor du freiwillig zur Regelbesteuerung wechselst.

Faustregel für den Start:

• Überwiegend Privatkundinnen, überschaubare Investitionen: Kleinunternehmerregelung prüfen.
• Hohe Anfangsinvestitionen, viele Geschäftskundinnen, schnelles Wachstum geplant: Regelbesteuerung durchrechnen lassen.

Auf einen Blick

• Seit 2025: Vorjahr höchstens 25.000 Euro, laufendes Jahr höchstens 100.000 Euro, netto
• Im Gründungsjahr zählt der tatsächliche Umsatz bis 25.000 Euro
• Beim Überschreiten endet die Regelung sofort, nicht erst im Folgejahr
• Vorteil bei Privatkundinnen, Nachteil bei hohen Investitionen
• Rechnungen mit Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Verzicht bindet fünf Jahre

Wie sich die Umsatzsteuer auf deine Preisliste auswirkt, zeigt Preise kalkulieren als Kosmetikerin. Was du sonst an Belegen und Fristen beachten musst, steht in Buchhaltung für Beauty-Selbstständige.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.