Buchhaltung für Beauty-Selbstständige: das Minimum

Buchhaltung ist der Teil der Selbstständigkeit, den fast niemand mag. Für die meisten Beauty-Selbstständigen ist das Pflichtprogramm überschaubar, wenn du es jede Woche erledigst und nicht einmal im Jahr. Dieser Artikel zeigt dir das Minimum: welche Aufzeichnungen du brauchst, wie du Bargeld und Kartenzahlungen dokumentierst, wie lange du was aufhebst und wie ein Wochenablauf von einer halben Stunde aussieht.

EÜR statt Bilanz: was für dich gilt

Als Einzelunternehmerin mit Kosmetik, Lash & Brow, Make-up oder Tattoo ermittelst du deinen Gewinn in aller Regel mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz. Das Prinzip: Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn. Es zählt, wann das Geld fließt.

Eine doppelte Buchführung mit Bilanz musst du erst führen, wenn das Finanzamt dich dazu auffordert. Das passiert nach § 141 Abgabenordnung bei Gewerbetreibenden ab mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr. Für den Start spielt das keine Rolle.

Die EÜR reichst du einmal im Jahr mit der Steuererklärung ein, und zwar elektronisch über ELSTER als Anlage EÜR.

Welche Steuererklärungen auf dich zukommen

• Einkommensteuererklärung mit Anlage G (Einkünfte aus Gewerbebetrieb) und Anlage EÜR, jedes Jahr. Ohne Steuerberatung endet die Frist in der Regel am 31. Juli des Folgejahres.
• Umsatzsteuer: Als Kleinunternehmerin entfallen Voranmeldungen. Ohne Kleinunternehmerregelung meldest du die Umsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich. Mehr dazu in Kleinunternehmerregelung für Kosmetikerinnen.
• Gewerbesteuer: Für Einzelunternehmerinnen gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewinn im Jahr (§ 11 Gewerbesteuergesetz). Darunter fällt keine Gewerbesteuer an.

Das Finanzamt kann nach dem ersten Jahr Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer festsetzen. Plane sie ein, sonst trifft dich die Nachzahlung für das erste Jahr und die erste Vorauszahlung für das laufende Jahr gleichzeitig.

Belege: was du sammelst

Jede Einnahme und jede Ausgabe braucht einen Beleg. Typische Betriebsausgaben für Beauty-Selbstständige:

• Material und Verbrauchsartikel (Kleber, Farben, Pads, Handschuhe, Desinfektion)
• Miete für Stuhl, Raum oder Studio
• Geräte, Liege, Lampe
• Aus- und Weiterbildungen
• Versicherungen für den Betrieb (Haftpflicht, BGW)
• Software, Telefon, Website
• Werbung, Fotos, Druck
• Fahrtkosten zu Kundinnen oder zum Arbeitsplatz
• Kammerbeiträge, Kontoführung, Steuerberatung

Ordnung, die funktioniert: Ein Geschäftskonto nur für den Betrieb. Jede Zahlung, die darüber läuft, ist schon halb dokumentiert. Fotografiere Papierbelege sofort und speichere sie in einem Ordner pro Monat. Für Geräte, die mehr kosten, gelten besondere Regeln zur Abschreibung. Frag beim ersten großen Kauf nach.

Privat und betrieblich trennen

Manche Ausgaben nutzt du privat und beruflich, zum Beispiel dein Handy oder dein Auto. Hier setzt du nur den betrieblichen Anteil an. Schreib auf, wie du ihn ermittelt hast, etwa mit einem Fahrtenbuch über einen Zeitraum oder einer Schätzung, die du begründen kannst. Wenn du Geld vom Geschäftskonto für dich privat nimmst, ist das keine Betriebsausgabe. Notiere solche Entnahmen als „Privat“, damit sie nicht in deiner EÜR landen.

Seit 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für dich heißt das vor allem: ein E-Mail-Postfach, in dem Rechnungen von Lieferanten ankommen, und ein Ort, an dem du sie unverändert ablegst.

Bargeld, Karte, PayPal: Einnahmen sauber erfassen

Jede Einnahme zeichnest du einzeln auf: Datum, Kundin oder Kürzel, Behandlung, Betrag, Zahlungsart.

• Kartenzahlung und Überweisung: Die Abrechnung des Anbieters und dein Kontoauszug sind dein Nachweis. Lade die Monatsabrechnung jeden Monat herunter.
• Bargeld ohne elektronische Kasse: Führe täglich ein Kassenbuch oder einen Kassenbericht. Notiere jede Bareinnahme mit Behandlung und Betrag.
• Elektronisches Kassensystem oder Kassen-App: Diese Systeme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Seit 2025 meldest du solche Systeme dem Finanzamt über ELSTER. Außerdem musst du deinen Kundinnen einen Beleg anbieten, auf Papier oder digital.

Wenn du unsicher bist, ob deine App oder dein Kartenterminal als Kassensystem gilt, frag den Anbieter nach der TSE und lass dir die Meldepflicht von deiner Steuerberatung bestätigen.

Aufbewahrungsfristen

Nach § 147 Abgabenordnung gilt:

| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre |
| Aufzeichnungen, Kassenbücher, Jahresabschlüsse, EÜR | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich wichtige Unterlagen | 6 Jahre |

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht ist. Eine Rechnung vom März 2026 hebst du also bis Ende 2034 auf. Digitale Belege bewahrst du digital auf, so wie du sie bekommen hast. Ein Ausdruck reicht dafür nicht.

Achtung bei Kundinnendaten: Anamnesebögen und Einwilligungen sind keine Buchungsbelege. Für sie gelten eigene Regeln aus dem Datenschutz und dem Haftungsrecht. Lege sie getrennt von der Buchhaltung ab.

Dein Wochenablauf in 30 Minuten

Plane einen festen Termin pro Woche, zum Beispiel Montagmorgen.

1. Belege einsammeln: Fotos von Quittungen, PDFs aus dem Postfach, Abrechnungen vom Kartenanbieter.
2. Kontoauszug abgleichen: Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Fehlt einer, fordere ihn sofort an.
3. Bargeld abgleichen: Kassenbuch gegen Kassenbestand.
4. Einnahmen eintragen in dein Buchhaltungsprogramm oder deine Tabelle.
5. Rücklage überweisen: Einen festen Anteil des Wochengewinns auf ein Steuerkonto.

Einmal im Monat prüfst du, wie weit du von der 25.000-Euro-Grenze entfernt bist, wenn du Kleinunternehmerin bist.

Wann sich eine Steuerberatung lohnt

Für die erste Steuererklärung lohnt sich ein Termin fast immer. Eine Steuerberaterin richtet dir die Struktur ein, prüft deine Abschreibungen und schätzt die Vorauszahlungen. Die laufende Buchhaltung kannst du danach selbst mit einem Programm machen und nur die Jahreserklärung abgeben lassen. Die Kosten für die Beratung sind Betriebsausgaben.

Wenn du Kosten sparen willst, wähle einen Arbeitsplatz mit wenigen Belegen: Bei stundenweiser Miete, zum Beispiel im Women-only Coworking von BEAUTYSHAIRE am Sievekingdamm 42a, hast du eine Abrechnung statt Miete, Strom, Internet und Reinigung einzeln. Wie du einen Stuhl oder Room mietest, steht auf der Angebotsseite.

Auf einen Blick

• Gewinn per EÜR, jährlich über ELSTER mit Anlage EÜR
• Jede Einnahme einzeln aufzeichnen, Bargeld täglich
• Elektronische Kasse nur mit TSE, Meldung ans Finanzamt
• Belege 8 Jahre, Aufzeichnungen 10 Jahre aufbewahren
• 30 Minuten pro Woche statt eines Wochenendes im Juli
• Erste Steuererklärung mit Beratung

Den Gesamtablauf für den Start findest du in der Checkliste für Kosmetikerinnen.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.